Nous avons développé une dextérité manuelle et mentale incroyable à envoyer et recevoir de très nombreux emails au travail. Or il est facile d’écrire ou de recevoir un message qui offense accidentellement ou qui est facilement mal compris, générant des charges émotionnelles qui nous perturbent. Certaines entreprises prennent des mesures pour encourager les emailing plus conscients. A l’IFLP, nous avons testé avec succès auprès de 3 entreprises, le protocole suivant:
- Ecrivez votre email, en réfléchissant à votre intention profonde
- Faites une pause en respirant profondément 3 fois. Etirez-vous, les paumes des mains vers le ciel, remuez vos doitgts. Faites 3 rotations de la tête, en douceur.
- Pensez à la personne ou aux personnes qui vont recevoir le message. Comment vont-elles réagir? Comment voulez-vous qu’elles réagissent? Comment pourriez-vous simplifier votre message ? Pourraient-elles se méprendre et se mettre en colère ou se sentir offensées? Si il existe une dynamique de puissance dans la communication, vous devez prendre en compte la façon dont elle affecte le message. Ainsi, une suggestion venant d’un supérieur dans un email peut facilement être perçue comme un ordre.
- Relisez l’email à nouveau et procédez à quelques changements en utilisant les suggestions suivantes:
- Certains messages sont tout simplement trop subtiles, nuancés, ou complexes pour faire l’objet d’un email. Pourquoi ne pas délivrer le message en personne, pour recueillir des indices et en retirer certains enseignements pour vous. Ensuite, vous pourriez synthétiser par un message le contenu de la conversation.
- Moins de mots conduit généralement à plus de clarté et d’impact.
- Si il y a une charge émotionnelle, faites attention à la façon dont la mise en forme et le choix des mots peut créer un tonalité et ainsi heurter.
- Ne pas envoyer votre e-mail tout de suite. Laissez-le en « brouillon », le temps d’écrire d’autres messages ou de faire autre chose, pour ensuite revenir à lui.
- Portez un dernier regard, appuyez sur « Envoyer » sans ressentir d’état d’âme ou de culpabilité, en ressentant toute l’intention constructive que avez souhaité y mettre.
Institut Français du Leadership Positif
